Protokół to nie certyfikat, nie świadectwo, nie poświadczenie. To zwykły dokument inspekcyjny — ale traktowany przez PIP, ubezpieczyciela i sąd jako dowód, że ktoś faktycznie sprawdził sprzęt i podjął decyzję.
Co MUSI być w protokole
- Dane podmiotu wykonującego przegląd: nazwa, adres, NIP, podstawa uprawnień inspektora.
- Dane właściciela sprzętu: firma, osoba odpowiedzialna.
- Data wykonania przeglądu oraz data kolejnej kontroli.
- Lista elementów: producent, model, numer seryjny, data produkcji, data wprowadzenia do użytkowania.
- Decyzja per element: dopuszczony / warunkowy / wycofany — z uzasadnieniem.
- Podpis inspektora (imię, nazwisko, numer uprawnień).
Co powinno być, choć nie musi
- Fotografie uszkodzeń lub zużycia — szczególnie dla elementów warunkowych.
- Numer protokołu i ciągła numeracja roczna.
- Skala oceny (np. 0–5) dla powtarzalności między przeglądami.
- Załącznik z aktualną ewidencją wyposażenia.
Najczęstszy błąd: zbyt ogólny protokół
„Sprzęt sprawny, dopuszczony do dalszej eksploatacji” pod listą dwudziestu pozycji jest BEZWARTOŚCIOWY. PIP, ubezpieczyciel ani inspektor po kolejnym roku nie wiedzą, co konkretnie sprawdzono. Decyzja musi być przy KAŻDYM elemencie z osobna.
Jak długo przechowywać?
Minimum przez cały okres użytkowania sprzętu plus 5 lat. Praktycznie: bezterminowo. Protokoły zajmują niewiele miejsca, a w razie zdarzenia są pierwszym dokumentem, o który prosi prokurator.
